Documentação de importação: um guia básico para NÃO errar mais

Você provavelmente está lendo este post porque está pensando ou já decidiu importar um produto. Atualmente é relativamente fácil comprar produtos em qualquer lugar do mundo, e apps e marketplaces facilitam muito esse processo. 

Com essas facilidades, é possível buscar em outros países produtos mais competitivos, com maior qualidade ou que atendam necessidades específicas, seja para comercializar ou incorporar no processo de produção e atividade – meio do seu negócio.

Mas, se você não conhece os documentos de importação para importar  essas mercadorias, sua iniciativa pode se tornar uma experiência muito ruim.

É comum ocorrerem problemas de importação devido ao importador não ter ou não poder fornecer os documentos de importação exigidos pelas autoridades alfandegárias – conforme o caso para o produto – por desconhecimento.

Escrevemos este post para apontar e explicar os diferentes documentos de importação de mercadorias que você deve considerar de antemão para finalizar sua compra, e dessa forma, ter uma experiência positiva.

Continue lendo para descobrir!

A primeira coisa que você deve considerar à respeito da documentação de importação

Não vamos falar sobre TODOS os documentos que uma importação gera, até mesmo porque uma importação vai gerar a documentação aduaneira, documentação de transporte, documentos que o tratamento administrativo daquela mercadoria específica requer, certificados fitossanitários, impostos, etc.

Nós vamos falar somente dos documentos que respaldam a operação de câmbio de importação. 

No entanto, antes de falarmos desses principais documentos, é importante chamar a atenção para alguns pontos muito importantes que você deve se atentar na hora de importar produtos:

Natureza e uso do produto

O primeiro passo é identificar a natureza do produto que se deseja importar, pois isso determina a necessidade de apresentação de diversos documentos. 

Deve-se ter cuidado especial se forem cosméticos, sanitários, de higiene pessoal, alimentos ou produtos perigosos, pois requerem autorizações, licenças ou certificados que, frequentemente, o importador inexperiente não os possui e no caso extremo você não poderá obtê-los .

Se esse é o seu caso, você pode tirar suas dúvidas sobre essas documentações de importação com nossos especialistas, clicando aqui.

Saiba qual é a documentação de importação que você precisa

A principal documentação de importação que você deve se atentar para não ter problemas nas suas compras internacionais são 7. Confira:

1. Conhecimento de embarque;
2. Certificado de origem (CO);
3. Packing List ou Romaneio de Carga;
4. Fatura Proforma ou Proforma Invoice;
5. Fatura Comercial ou Commercial Invoice;
6. Licenciamento de Importação (LI); 
7. Declaração de Importação (DI).

Agora veremos detalhadamente sobre cada uma delas. Continue conosco!

As 7 principais documentações de importação

1- Conhecimento de Embarque

O conhecimento de embarque é a passagem da mercadoria no meio de transporte, ou seja, o comprovante de que determinada mercadoria ingressou no meio de transporte escolhido que podem ser: 

• Aéreo (AWB)
• Marítimo (BL)

O conhecimento de embarque (embarque é o ato de colocar carga em um navio) é um documento legal que deve ser assinado pelo exportador, pela companhia marítima e pelo importador. 

Para um transporte tranquilo da mercadoria da origem ao destino, o exportador deve obter um conhecimento de embarque correto e completo da companhia marítima / despachante e enviá-lo ao importador. 

O Conhecimento de Embarque inclui detalhes como:

• Descrição, quantidade, peso das mercadorias
• Nome e endereço do destinatário
• Termos de venda 
• Lista de conteúdo (packing list)
• Fatura comercial.

Este é o documento mais importante não só para os exportadores, mas também para os importadores. O exportador deve compartilhar o conhecimento de embarque com o importador, que não pode receber a mercadoria por ele sem ele.

2 – Certificado de Origem (CO / COO)

O Certificado de País de Origem é uma declaração emitida pelo exportador que atesta que as mercadorias embarcadas foram totalmente adquiridas, produzidas, fabricadas ou processadas em um determinado país.

Os países negociam acordos recíprocos que concedem certas vantagens tarifárias para a entrada de mercadorias no país (tarifas reduzidas ou isenção).

Para se beneficiar, é necessário comprovar a origem / país do produto, junto com o original deste documento, para importação de mercadoria. 

O despachante pode informá-lo se o seu produto possui essas vantagens.

3- Packing List ou Romaneio de Carga

O Packing List ou Romaneio de Carga é a lista de itens incluídos na remessa que podem ser comparados com a fatura pró-forma por qualquer parte envolvida na transação. 

Esta lista é enviada junto com a remessa internacional e é especialmente conveniente para as empresas de transporte, pois elas sabem exatamente o que está sendo enviado. 

Uma Packing List é uma lista detalhada de embalagens, pesos, medidas, descrição individual da mercadoria, referências, etc. 

Dependendo do envio e das quantidades, é normal que a fatura já registre esta informação, o que significa que estes documentos não são absolutamente necessárias.

Por ter uma listagem em detalhes das mercadorias, ela ajuda a facilitar o exame e contagem precisa durante a liberação da carga. 

O que uma packing list contém:

• Descrição dos bens
• Quantidade e peso (bruto e líquido) das mercadorias
• Número de pacotes
• Tipo de embalagem (palete, caixa, engradado, tambor, etc)
• Marcas e números (símbolos / números colocados em cada peça de carga em uma remessa para identificá-los)
• Nome da transportadora (navio)
• Data de exportação
• Número da licença de exportação (se houver)
• Número da carta de crédito (se houver)

Packing lists são colocadas fora de cada contêiner individual para minimizar o risco de exportação de carga incorreta internacionalmente.

4- Fatura Proforma ou Proforma Invoice

A Fatura Pro Forma documenta a intenção do exportador de vender uma quantidade predeterminada de mercadorias ou produtos. 

Esta fatura é gerada de acordo com os termos e condições estipulados e acordados entre o exportador e o importador, por meio de meio de comunicação reconhecido como e-mail, fax, telefone ou pessoalmente. É semelhante a um ‘pedido de compra’, que é emitido antes da conclusão da transação de venda.

Normalmente, a Proforma Invoice é utilizada pré negócio, pré embarque, como o próprio nome já diz, ela é pro forma, ela estar por formar. 

No contexto de documentação de importação, a Proforma Invoice é utilizada para pagamento antecipado de importação, normalmente constam os dados:

• Dados do importador;
• Dados do exportador;
• Descrição completa da mercadoria;
• Forma de pagamento;
• Previsão de embarque;
• Modalidade de transporte;
• INCOTERMS ( Termos Internacionais de Comércio);
• Local de embarque;
• Local de destino;
• Preço;
• Peso bruto;
• Peso líquido;
• Tipo de embalagem;
• Volume da mercadoria.
• Canal bancário, para onde a SWAP vai fazer essa remessa para o exterior. 

5- Commercial Invoice

A Commercial Invoice é a Fatura Comercial, que equivale, em termos brasileiros, à nota fiscal. Quando temos uma Commercial Invoice, entendemos que a mercadoria já está em trânsito.

Ela é emitida pelo exportador, e a depender da modalidade de pagamento, é utilizada para o importador efetuar o pagamento.

Vejamos os 2 tipos de Commercial Invoice à depender do termo de pagamento acordado na negociação: 

Commercial Invoice de pagamento à vista

Para pagamento à vista 

O termo utilizado nessa documentação é “Cash against documents”, que é quando os documentos são apresentados para o importador, que deve então pagar pela mercadoria para que consiga obter essa documentação original, e assim se dirigir para o local de desembarque da mercadoria (porto, aeroporto) para realizar o desembaraço da mesma. 

Commercial Invoice de pagamento à prazo

Para pagamentos à prazo, ou seja, depois de ter recebido e nacionalizado a mercadoria.

Nessa commercial invoice, os termos de pagamento são de até 360 dias após a condição estabelecida na negociação entre importador e exportador (ou seja, a partir de qual momento esses dias são contados, podendo ser a partir do envio, do recebimento, etc)

O que deve se constar numa Commercial Invoice:

No momento em que você concluir suas negociações, você, como importador, receberá uma CÓPIA da Commercial Invoice. 

Nela, deve constar os seguintes dados:

• Descrição clara dos itens
• A quantidade dos itens
• Valor (em moeda estrangeira e em reais)
• País de origem
• Onde foi comprado
• Nome da empresa ou pessoa que vende a mercadoria
• Localização da empresa ou do vendedor da mercadoria
• Nome e endereço da empresa
• O endereço para onde as mercadorias estão sendo enviadas
• O canal bancário do exportador

 6- Licenciamento de Importação (LI)

Uma licença de importação é um documento emitido pelo importador ou por um despachante aduaneiro nomeado por ele, este documento é por orgãos públicos de acordo com as leis federais, funcionando como uma permissão concedida pelo governo para realizar atividades de importação de bens restritos. 

Para usufruir dos benefícios, é necessário apresentar um pedido à autoridade de licenciamento.

Se os bens importados necessitem de certificação, como INMETRO ou  Anvisa, eles devem constar em uma modalidade específica. 

7- Declaração de Importação (DI)

Com a sua mercadoria chegando no Brasil, é preciso desembaraçar, ou seja, nacionalizar essa mercadoria. É o momento que o importador toma posse da mercadoria. 

Quando o importador faz isso, um novo documento é emitido, a Declaração de Importação (DI). 

A DI é um documento registrado no SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior), e dá a permissão ao importador de optar pelo despacho aduaneiro simplificado. 

Fazer a sua Declaração de Importação registrando o desembaraço aduaneiro vai gerar o Comprovante de Importação, que é um documento também emitido pelo SISCOMEX.

Comprovante de importação

Esse documento permite ao importador a retirada da mercadoria importada do recinto alfandegado.

Pagamentos de importação e documentos necessários

Existem 3 principais modalidades de pagamentos internacionais de importação. São eles:

1- Pagamento antecipado: 

• Efetuado com antecipação à embarcação da mercadoria. 
• Documentos necessários para realizar o pagamento: Proforma Invoice

2- Pagamento à vista: 

• Ocorre após o embarque da mercadoria mas anteriormente ao desembaraço aduaneiro da mercadoria. 
• Documentos necessários: CÓPIA da Commercial Invoice e CÓPIA do Conhecimento de Embarque

3- Pagamento à prazo:

• Pagamentos à prazo normalmente são aqueles até 360 dias.
• Documentos necessários: Declaração de Importação e Dados bancários do Exportador

O pagamento deve ser efetuado por operadoras de câmbio especializadas como a SWAP Câmbio & Capitais, com o devido registro junto ao BACEN (Banco Central do Brasil).

Você pode ver tudo sobre o pagamento de importação, documentos necessários, fluxo de negociação e em qual etapa cada coisa acontece no nosso artigo sobre o tema:

Pagamentos internacionais de importação: antecipado, a prazo e à vista.

Como evitar erros nos documentos de importação?

Erros na documentação de importação podem acarretar em vários problemas e dores de cabeça para o importador e até ocorrer em multas, por isso, é preciso estar bem preparado e consciente de tudo que você precisa para uma negociação tranquila. 

Além de se informar em guias como este, você também pode:

Manter um checklist dos documentos necessários para sua importação

Um checklist é uma ferramenta de controle de grande ajuda para que você não deixe passar nenhum detalhe. Anote os documentos básicos presentes nessa lista junto aos outros documentos necessários sobre a mercadoria e faça a conferência.

Buscar ajuda profissional

Se você precisa de ajuda ou tem dúvidas sobre documentação de importação, você pode entrar em contato com a equipe da SWAP Câmbio & Capitais – estamos aqui para ajudar!

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Publicado por SWAP Câmbio