O que é um Invoice (fatura comercial ou de serviços) e como preencher a sua?

Depois de uma transação comercial bem feita e clientes satisfeitos com suas compras, é finalmente hora de receber o pagamento!

Para solicitar o pagamento e, eventualmente, recebê-lo, é necessário que você preencha corretamente uma fatura comercial ou de serviços com todos os dados negociados entre as partes.

Para transações internacionais, essa fatura comercial, equivalente à nota fiscal brasileira, é chamada de Invoice.

Se esta etapa do processo da exportação de produtos ou serviços não for realizada corretamente, os clientes podem atrasar seus pagamentos ou até mesmo se recusar a pagar o negócio.

Para evitar problemas assim, fizemos este artigo com tudo sobre o assunto. Entenda agora mesmo o que é uma Invoice, como preenchê-la e quais são suas particularidades!

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O que é uma Invoice?

Invoice é o termo em inglês para fatura comercial, que, aqui no Brasil, equivale a uma Nota Fiscal. Ou seja: um documento emitido do vendedor para o comprador que serve para representar a operação comercial realizada entre eles.

A invoice deve ser emitida sempre que houver trocas comerciais com o exterior, seja de prestação de serviços ou exportação de produtos. 

As invoices geralmente incluem uma descrição dos itens pelos quais você está cobrando, juntamente com as condições de pagamento, entre outras informações, como o canal bancário para pagamento.

As invoices são diferentes dos recibos, que confirmam o pagamento.

Para que serve uma Invoice?

As faturas ou invoices funcionam como acordos legalmente executáveis ​​entre uma empresa e seus clientes, pois fornecem documentação de serviços prestados e pagamentos devidos.

É importante que as empresas tenham evidências de todas as vendas, para se protegerem e também para fins de manutenção de registros, e a invoice também cumpre esse papel.

Além disso, no quesito de operações internacionais, a invoice é utilizada para garantir a legalidade das transações.

Passos para preencher a Invoice sozinho

O dever de preencher a invoice é sempre de quem exporta o produto ou serviço.

Por ser um documento que serve como aparato legal, a invoice tem algumas regras quanto à sua emissão. Confira:

• A Invoice deve ser emitida em papel timbrado da empresa;
• É necessário que ela tenha descrição em português, espanhol ou inglês;
• Deve ser emitida após a confirmação da compra, mas antes da emissão do registro de exportação e do faturamento;
• É preciso ter 3 cópias originais, todas devidamente assinadas e carimbadas.

O que deve constar no Invoice?

Um invoice pode ser baseado em um modelo pronto ou criado pela própria empresa, no entanto, alguns dados são obrigatórios para que a invoice seja válida.

De acordo com o artigo 557 do regulamento aduaneiro, para faturas comerciais de exportação é necessário: 

Decreto nº 6.759 de 05 de Fevereiro de 2009

Regulamenta a administração das atividades aduaneiras, e a fiscalização, o controle e a tributação das operações de comércio exterior.

Subseção II

Da Fatura Comercial

Art. 557. A fatura comercial deverá conter as seguintes indicações:

I – nome e endereço, completos, do exportador;

II – nome e endereço, completos, do importador e, se for caso, do adquirente ou do encomendante predeterminado;

III – especificação das mercadorias em português ou em idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio, ou, se em outro idioma, acompanhada de tradução em língua portuguesa, a critério da autoridade aduaneira, contendo as denominações próprias e comerciais, com a indicação dos elementos indispensáveis a sua perfeita identificação;

IV – marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes;

V – quantidade e espécie dos volumes;

VI – peso bruto dos volumes, entendendo-se, como tal, o da mercadoria com todos os seus recipientes, embalagens e demais envoltórios;

VI – peso bruto dos volumes; (Redação dada pelo Decreto nº 10.550, de 2020)

VII – peso líquido, assim considerado o da mercadoria livre de todo e qualquer envoltório;

VII – peso líquido dos volumes; (Redação dada pelo Decreto nº 10.550, de 2020)

VIII – país de origem, como tal entendido aquele onde houver sido produzida a mercadoria ou onde tiver ocorrido a última transformação substancial;

IX – país de aquisição, assim considerado aquele do qual a mercadoria foi adquirida para ser exportada para o Brasil, independentemente do país de origem da mercadoria ou de seus insumos;

X – país de procedência, assim considerado aquele onde se encontrava a mercadoria no momento de sua aquisição;

XI – preço unitário e total de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos;

XII – custo de transporte a que se refere o inciso I do art. 77 e demais despesas relativas às mercadorias especificadas na fatura;

XIII – condições e moeda de pagamento; e

XIV – termo da condição de venda (INCOTERM).

Parágrafo único. As emendas, ressalvas ou entrelinhas feitas na fatura deverão ser autenticadas pelo exportador.

-> Para faturas de serviços, basta substituir a descrição dos bens pelos serviços prestados!

Por que contar com especialistas para preencher a Invoice?

Além de ter a certeza que tudo está correto na sua Invoice, evitando assim problemas jurídicos, contar com especialistas te dá outra vantagem: o câmbio.

Em operações de exportação e importação, o câmbio tem um papel significativo, e fechar o câmbio de forma imprudente é perder dinheiro. É por isso que especialistas do mercado financeiro, como os da SWAP, são acionados para ajudar.

Nossos especialistas vão garantir que o fechamento de câmbio da sua fatura comercial (invoice) seja feito da melhor forma!

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A equipe da SWAP Câmbio & Capitais está aqui para te ajudar!

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Publicado por Swap Câmbio