Documentação de exportação: um guia básico para NÃO errar mais

Algumas décadas atrás, era preciso algum esforço para se tornar um exportador. Hoje, principalmente devido à internet, você pode comercializar seus produtos e serviços em todo o mundo de forma fácil e descomplicada, através de apps, websites ou marketplaces.
No entanto, para ser um exportador de sucesso – aquele que ganha dinheiro, desenvolve um negócio e fica fora de problemas – você precisa cumprir algumas exigências e emitir corretamente a documentação de exportação.
Esses documentos garantirão que as pessoas que transportam suas mercadorias saibam para onde elas estão indo, que o desembaraço de suas mercadorias na alfândega ocorra em em tempo hábil e sem taxas inesperadas, além de garantir que você seja pago em dia.
Se você tem dúvidas sobre qual é a documentação de exportação necessária para fazer negócios com o exterior, no post de hoje vamos tratar das principais documentações para que você não tenha problemas!
Continue lendo!
Qual é a documentação de exportação necessária?
Características gerais
A documentação de exportação é uma parte de muita importância nas transações comerciais no exterior, e é ela que garante que o negócio ocorra de acordo com as exigências fiscais e trâmite aduaneiro.
O processo de liberação alfandegária normalmente envolve a preparação de documentos que podem ser apresentados eletronicamente ou fisicamente com a remessa. Isso ajuda as autoridades competentes a calcular os impostos e taxas que serão cobrados sobre a carga.
Devido ao caráter internacional da negociação, a documentação de exportação consiste em uma lista longa, especialmente se o tipo de mercadoria que você exporta precisa de licenças e documentação especial. No entanto, é relativamente fácil obter esses documentos.
O tipo de documentos exigidos para o desembaraço aduaneiro geralmente depende do tipo de mercadoria que está sendo enviada. Também pode variar dependendo do país de origem e do destino da carga. No entanto, como regra geral, há um conjunto de documentos gerais que a maioria das empresas precisa cumprir ao importar ou exportar mercadorias.
PS: Nesse post não trataremos sobre essa documentação especial, falaremos somente dos documentos que respaldam a operação de câmbio de exportação. Mas se você tiver dúvidas sobre documentações de exportação específicas, você pode entrar em contato com um de nossos especialistas clicando aqui – estamos aqui para te ajudar!
Vamos ver então qual a documentação necessária e comum a todo tipo de produto para que você exporte sem dores de cabeça?
O primeiro passo para quem deseja exportar mercadoria para fora do Brasil é se cadastrar como exportador no RADAR/Siscomex, feito isso, os principais documentos necessários são:
- Fatura Pró-Forma (Proforma Invoice)
- Fatura Comercial (Commercial Invoice)
- Conhecimento ou Certificado de Embarque
- Romaneio de carga (Packing List)
- Certificado de Origem (Certificate of Origin)
- Carta de Crédito
- Nota fiscal
- Registro de importação
- Comprovante de exportação
- Contrato de câmbio
Alguns desses documentos são obrigatoriedades para se exportar no Brasil enquanto outros são necessários para toda exportação. Para saber em detalhes sobre cada um desses documentos, continue lendo!
O que você precisa para exportar no Brasil?
Nosso país possui algumas exigências legais para que você possa atuar como exportador, e alguns documentos necessários para que você esteja habilitado a exportar de acordo com a lei vigente.
São eles:
- Registro de exportação
- Nota fiscal
- Comprovante de Exportação (CE)
- Contrato de Câmbio
Registro de exportação
O primeiro passo para você poder exportar no Brasil é fazer o cadastro do seu CNPJ como exportador no Registro de Habilitação no Ambiente de Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros (RADAR).
Para isso, é preciso estar regularizado perante a Sefaz do seu estado, o fisco e também a Junta Comercial (Jucerja).
À depender do tipo de mercadoria comercializada, também pode se fazer necessário o cadastro em um dos sistemas específicos que podem ser encontrados no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex). Para acessar, basta clicar aqui.
Nota Fiscal
A mercadoria deve estar acompanhada de Nota Fiscal desde sua saída até a liberação junto à Receita Federal.
Esse documento é exigido somente no trânsito interno (ou seja, dentro do Brasil) do produto.
Comprovante de Exportação (CE)
O comprovante de exportação é emitido pela Receita Federal e tem caráter de comprovação do embarque dos bens comercializados, possuindo legalidade para fins fiscais, cambiais e administrativos.
Contrato de Câmbio:
O contrato de câmbio é o documento que formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional.
Para emiti-lo, você pode entrar em contato com a SWAP Câmbio & Capitais, fechamos o câmbio com as melhores taxas, garantindo transparência e descomplicação para o seu negócio.
Tire todas as suas dúvidas sobre o contrato de câmbio com um de nossos especialistas, clicando aqui.
Os 6 documentos de exportação necessários para realizar negócio com o exterior
1- Fatura Pró-Forma (Proforma Invoice)
Em uma venda internacional típica, o processo geralmente começa com uma solicitação do comprador. Em vez de fornecer um formulário de cotação padrão, você deve responder com uma fatura pró-forma ou Proforma Invoice.
Além dessa função informativa, a Proforma Invoice pode ser necessária para o importador para conseguir financiamento, abrir uma carta de crédito ou solicitar uma licença de exportação.
Outra função que a Proforma Invoice possui é como documento para pagamento antecipado. Saiba mais sobre métodos de pagamento clicando aqui.
Se preenchida corretamente, uma fatura pró-forma será muito parecida com sua fatura comercial final.
O que uma Proforma Invoice precisa conter:
- Dados do importador;
- Dados do exportador;
- Descrição completa da mercadoria;
- Preço;
- Forma de pagamento;
- Previsão de embarque;
- Modalidade de transporte;
- ICONTERMS ( Termos Internacionais de Comércio);
- Local de embarque;
- Local de destino;
- Peso bruto;
- Peso líquido;
- Tipo de embalagem;
- Volume da mercadoria.
- Canal bancário,
2- Fatura Comercial (Commercial Invoice)
A fatura é o principal documento em qualquer negócio
Assim que o seu comprador internacional aceitar os termos da Proforma Invoice e fizer o pedido, você precisará preparar suas mercadorias para o envio, incluindo a papelada necessária para acompanhá-las. A fatura comercial ou Commercial Invoice inclui a maioria dos detalhes de toda a transação de exportação.
Uma fatura comercial deve fornecer informações suficientes para que os funcionários da Alfândega determinem se as mercadorias importadas são admissíveis.
A Commercial Invoice deve ser preenchida em inglês e conter o seguinte:
- Descrição clara dos itens
- A quantidade dos itens
- Valor (em moeda estrangeira e em reais)
- País de origem
- Onde foi comprado
- Nome da empresa ou pessoa que vende a mercadoria
- Localização da empresa ou do vendedor da mercadoria
- Nome e endereço da empresa
- O endereço para onde as mercadorias estão sendo enviadas
- O canal bancário do exportador
Além de emitir esse documento, é necessário que você envie uma CÓPIA do mesmo para o importador, para que ele possa realizar o desembaraço aduaneiro e efetuar o pagamento da fatura, que pode ser à vista ou a prazo.
Para saber mais detalhes sobre pagamento de exportações e importações você pode acessar nossos posts:
3- Conhecimento ou Certificado de Embarque
Conhecimento de embarque é um documento legal emitido pela transportadora ao remetente. Ele atua como prova do contrato de transporte de mercadorias e produtos.
Também inclui informações do produto, como tipo, quantidade e destino para o qual as mercadorias estão sendo transportadas.
Independentemente da forma de transporte, este é um documento obrigatório que deve acompanhar a mercadoria e deve estar devidamente assinado pelo representante autorizado da transportadora, remetente e destinatário. O Conhecimento de Embarque é útil se houver roubo de algum ativo.
4- Romaneio de carga (Packing List)
Um romaneio de carga ou packing list de exportação é a lista de itens incluídos na remessa que podem ser comparados com a fatura pró-forma por qualquer parte envolvida na transação.
Tanto a packing list quanto a fatura comercial vão juntas e detalham informações pertinentes ao processo de desembaraço aduaneiro.
O romaneio de carga é fornecido pelo despachante ou remetente. As informações necessárias neste documento são:
- Descrição dos bens
- Quantidade e peso (bruto e líquido) das mercadorias
- Número de pacotes
- Tipo de embalagem (palete, caixa, engradado, tambor, etc)
- Marcas e números (símbolos / números colocados em cada peça de carga em uma remessa para identificá-los)
- Nome da transportadora (navio)
- Data de exportação
- Número da licença de exportação
- Número da carta de crédito
5- Certificado de Origem (Certificate of Origin)
O Certificado de Origem é o documento que pode ter formato físico (em papel) ou digital com o intuito de certificar que a mercadoria a ser exportada foi elaborada de acordo com critérios pré-estabelecidos de produção que respeitam as regras de origem contidas no regime de origem.
Esse certificado é muito utilizado para concessão de preferência tarifária resultante de um acordo comercial.
A responsabilidade de emissão desse certificado é sempre do exportador.
Quem pode emitir o Certificado de Origem?
O exportador pode buscar a emissão do Certificado de origem junto à Federações de Comércio, Indústria e Agricultura e algumas Associações Comerciais.
Se você quiser conferir as entidades autorizadas a emitir esse documento, você pode conferir a listagem no Anexo XXII da Portaria SECEX nº 23, de 14 de julho de 2011 (texto consolidado).
Quais são os documentos necessários para emitir o Certificado de Origem?
- Commercial Invoice
- Formulário do Certificado de Origem preenchido
- Declaração de Origem
6- Carta de Crédito
Esse documento não é um documento obrigatório para toda exportação, mas de muita relevância ao exportador, então incluímos para que você possa conhecer.
Uma carta de crédito é uma parte importante do processo de vendas internacionais para transferir o controle das mercadorias exportadas do vendedor em troca de fundos do comprador / importador. Ou seja, ela funciona como um acordo formal de pagamento entre exportador e importador.
É considerado um dos métodos de pagamento mais seguros.
A carta de crédito funciona da seguinte forma: quando as partes da negociação estabelecem os termos e condições, o exportador prepara a carga a ser enviada, e vai ao seu banco com a documentação que comprova essa negociação e o envio da remessa para o importador.
O seu banco, então, irá conferir toda a negociação e emitir o pagamento à você, exportador, e depois solicitar o reembolso ao banco do importador / comprador.
Como evitar erros nos documentos de exportação?
Para garantir que todas suas negociações com o exterior cumpram todas as exigências legais e aduaneiras, com a devida documentação exigida tanto no país de origem quanto no país de destino, você pode seguir algumas dicas:
Se informe
Leia sobre o assunto, consulte exemplos de documentação, e tire todas suas dúvidas antes de iniciar a negociação.
E para se manter informado, você pode assinar a nossa NewsLetter e receber mais informações como esta diretamente na sua caixa de entrada.
Mantenha um checklist da documentação de exportação
Fazer um checklist e sempre conferir se tudo está de acordo em todas as suas transações diminui a incidência de erro. Método e preparo são fundamentais para que o processo saia nos conformes.
Busque ajuda especializada
Se você precisa de ajuda ou tem dúvidas sobre documentação de exportação, você pode entrar em contato com a equipe da SWAP Câmbio & Capitais – estamos aqui para ajudar!
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Publicado por SWAP Câmbio
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